Son vaxtlar sənədlərin yoxlanılması qaydaları haqqında çoxlu suallar daxil olmasını nəzərə alaraqAzlegat.com bu məlumatı hazırlamağı və sizlərə təqdim etməyi qərara aldı.
Bildiririk ki, Almaniya Federativ Respublikasının müvafiq orqanları tərəfindən xarici dövlətlərin müxtəlif idarələri, o cümlədən Azərbaycan Respublikasının idarələri tərəfindən verilən sənədlər həmişə qəbul edilmir.
Almaniya dövlət orqanları daxil olan sənədlərin düzgünlüyünə əmin olmaq üçün sənədləri bu və ya digər formada araşdırır.

Sənədlərin tanınması üçün əsasən iki qaydadan istifadə olunur:
1. Leqalizasiya və apostil
2. İnzibati qaydada araşdırma
Almaniyada Azərbaycan vətəndaşlarının daha çox istifadə etdikləri sənədlər vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının qeydiyyatı əsasında verilən sənədlərdən ibarətdir. Bu sənədlər doğum, nikah, boşanma, ölüm, övladlığa götürmə haqqında olan şəhadətnamələrdir. Almaniyanın müvafiq orqanları həmin sənədlərin tanınması üçün nəzərdə tutulan leqalizasiya prosedurunu 01.05.2019 tarixindən etibarən dəyişmişdir.
İndiki qaydalara görə, Azərbaycanda verilən vətəndaşlıq vəziyyəti haqqında şəhadətnamələr Alman Səfirliyinə və ya Almaniyanın müvafiq orqanlarına təqdim edilməzdən əvvəl aşağıdakı qaydada təsdiq olunmalıdır:
1. Şəhadətnamənin surəti Azərbaycanda notariat orqanı tərəfindən təsdiq edilməlidir.
2. Sənədin həmin sürəti 5 nömrəli ASAN xidmət mərkəzinə leqalizasiya üçün təqdim edilməlidir. Həmin xidmət təsdiq edilmiş surətin üzərində Azərbaycan Respublikası Xarici İşlər Nazirliyi (MFA) tərəfindən ilkin leqalizasiya möhürü (bu, apostil deyil) vurdurmaqla sənədin düzgün olmasını təsdiq edir. Bu proses ilkin leqalizasiya adlanır və bir həftə ərzində həyata keçirilir və bunun üçün Azərbaycan qanunvericiliyində nəzərdə tutulan dövlət rüsumu ödənilir. Əgər siz həmin sənədləri Almaniyada müvafiq orqanlara təqdim etməlisinizsə, mütləq bu proseduru keçməlisiniz, əks halda sənədiniz qəbul edilməyəcək və ya müəyyən müddətdən sonra Sizə qaytarılacaq.

5 saylı Bakı “ASAN xidmət” mərkəzinin ünvanı:
Bakı, Nizami rayonu
Heydər Əliyev prospekti 115
asan5@asan.gov.az
Qaynat xətt: 108

3-cü addım səfirlikdə olan leqallaşdırmadır. Səfirlik tərəfindən leqalizasiya proseduru bir qayda olaraq birbaşa konsulluğun qəbul saatlarında həyata keçirilir. Səfirliyə şəhadətnamənin notarius tərəfindən təsdiq olunmuş və Xarici İşlər Nazirliyi tərəfindən ilkin leqalizasiya edilmiş surəti təqdim olunmalıdır. Leqalizasiya barədə qeyd təsdiq olunmuş surətin üzərində yerləşdirilir. Bunun üçün 25 avro rüsum nəzərdə tutulub. Rüsum səfirliyə hazırkı məzənnəyə uyğun olaraq manatla və nağd şəkildə ödənilməlidir.

Qeyd: Azərbaycan qanununlarına uyğun vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının qeydiyyatı ilə bağlı verilən şəhadətnamələrin əsli yalnız bir dəfə verilir. Digər hallarda verilən sənədlərdə „dublikat“ sözləri yazılır. Odur ki, dublikat sənədlərin alınması zamanı müvafiq qeydlərin aparılmasına, tərcümə və ya təsdiq zamanı bu faktların qeyd olunmasına xüsusi diqqət edin.

► İnzibati qaydada araşdırma

Bu araşdırma Vətəndaşlıq Vəziyyəti Aktları əsasında verilən sənədlərə aid olmayan digər Azərbaycan sənədləri (xüsusilə diplomları, məhkəmə qətnamələri, ailə vəziyyəti haqqında arayışlar və s.) üçün inzibati yardım çərçivəsində sənədlərin yoxlanması üçün tətbiq olunur.
Azərbaycanın dövlət sənədlərinin Almaniyada istifadəsi ilə bağlı daha geniş məlumatı XİN-in “Sənədlərin istifadəsinə dair ümumi məlumat vərəqəsi”ndə tapa bilərsiniz.

Qeyd etdiyimiz kimi, Vətəndaşlıq Vəziyyəti Aktları əsasında verilən sənədlər hesab edilməyən bütün Azərbaycan sənədləri üçün leqallaşdırma proseduru tətbiq edilmir.

Almaniyanın Azərbaycandakı səfirliyi sertifikatlaşdırılmış faktların – yəni sənədlərin doğru olub-olmadığını, təqdim olunan bütün sənədlərin mənbələrini araşdırmaq və qiymətləndirmək yolu ilə yoxlaya və bununla da Almaniyanın məhkəmə və yerli hakimiyyət orqanlarına düzgün qərar verməkdə inzibati yardım göstərə bilər. Bu məqsədlər üçün sənədlərin yoxlanılması yalnız müvafiq dövlət orqanlarının və ya məhkəmənin qərarı ilə mümkündür. Fiziki şəxslərin müraciətləri sənədlərin yoxlanılmasına səbəb ola bilməz.

Sənədin yoxlanmasını tələb edən yerli orqan və ya məhkəmə birbaşa Almaniyanın Azərbaycandakı səfirliyinə müraciət göndərir. Sorğunun icrası üçün və ya hansısa araşdırmanın aparılması üçün səfirliyə ödəniş edəcəyi haqqında öhdəlik yaradan müraciəti də təqdim olunur.

Bu xərclər yalnız sifariş edilən yoxlamanın həyata keçirilməsi üçündür. Sənədilərin yoxlanılması səfirliyin müəyyən etdiyi etibarlı şəxslər tərəfindən həyata keçirilir. Yoxlama cəlb edilmiş şəxslərin etibarlı mənbələrdən əldə etdikləri cavablara əsaslanır. Yoxlanılan sənədlərin düzgün olub-olmaması haqqında son qiymətləndirmə səfirliyin Konsulluq Bölməsi tərəfindən qəbul edilir.

Sorğuların araşdırılması üçün səfirliyə aşağıdakı sənədlər və əlavə məlumatlar təqdim olunmalıdır:

1. Yoxlanılan sənədin əsli və adi qaydada çıxarılan sürəti

2. Müvafiq sənəd sahibinin və ya barəsində məlumat verilən şəxsin şəxsiyyətini təsdiq edən sənədlər və ya surətləri

3. Azərbaycanda sənəd sahibinin sonuncu qeydiyyat ünvanı (rayon, kənd, küçə)

4. Sənəd sahibinin sənədlərin yoxlanmasına razılığını təsdiq edən imzaladığı əlavə razılığı (razılıq ərizəsi) .

Bildiririk ki, yoxlama prosesi məlumatların şəxsi məlumatların üçüncü şəxslərə ötürülməsini tələb edir. Bu proses Məlumatların Mühafizəsinın Ümumi Qaydası (3-cü bəndə (3) GDPR bax) əsasında həyata keçirilməlidir. Bu məqsədlə tələb olunan məlumatların toplanması və sənədlərin yoxlanması zamanı –başqa sözlə səfirlik tərəfindən həyata keçirilən inzibati yardım zamanı məxfiliyə tam əmin olunması haqqında məlumat verilməlidir. Yardım üçün hər bir müraciət üçün aparılan yoxlama zamanı məxfilik siyasətinə tam əməl olunmalıdır. Bununla bağlı daha geniş formada olan təlimatın sürətini səfirliyin saytında tapa bilərsiniz (təəssüf ki, həmin məlumatlar yalnız alman dilindədir).

Sənədlərin yoxlanılması müəyyən ödəniş məbləğındə həyata keçirilir. Həmin məbləğlər aşağıdakı kimidir:

2 sənədə qədər: 150, – €

3 sertifikat: 200, – €

3-dən çox sertifikat: 250, – €

Yoxlama zamanı xüsusi hallar yarananda və yoxlamaq üçün əlavə xərclər tələb oluna bilər. Bu halda səfirlik yoxlamanı sifariş edəni bu barədə məlumatlandırır və razılıq aldıqdan sonra yoxlamanı davam etdirir.

Yoxlama üçün təqdim olunan sənədlər üzrə aparılan yoxlama altı həftəyə tamamlanır. Bu müddətə poçt və kuryer çatdırılması da daxildir.

Səfirlik bütün müraciətləri mümkün qədər tez işləməyə çalışır və işin keyfiyyətli başa çatdırılması üçün bəzən sənəd təqdim edən şəxslərə əlavə sorğular göndərilir.

Xüsusilə qeyd etmək lazımdır ki, sənədlərin yoxlanılması ilə bağlı tələb olunan yazışma yalnız səfirlik və sorğu edən orqan arasında aparılmalıdır.

Bu yazı Almaniya Federativ Respublikasının Xarici İşlər Nazirliyinin saytından götürülmüş məlumatlar əsasında hazırlanmışdır. Bu yazıda yer alan bütün məlumatlar həmin saytdan əldə olunan nəticələrin qiymətləndirilməsinə əsaslanır. Sonrakı dəyişikliklərə görə məsuliyyət daşımırıq.